Política de privacidad

Última actualización: 21 de junio de 2026

En Karibai tratamos datos personales para ofrecer una plataforma de gestión de propiedades que incluye un asistente virtual que atiende a los huéspedes a través de canales de mensajería (actualmente WhatsApp). Esta política explica qué datos tratamos, con qué finalidad, sobre qué base jurídica, con quién los compartimos y qué derechos te asisten, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

1. Responsable del tratamiento

Titular: [RAZÓN SOCIAL]
NIF/CIF: [NIF]
Domicilio: [DOMICILIO]
Correo de contacto en materia de protección de datos: [EMAIL DE PROTECCIÓN DE DATOS]
Delegado de Protección de Datos (DPD): [NOMBRE/EMAIL DEL DPD, si se designa]

2. Doble rol: cuándo somos responsables y cuándo encargados

Karibai trata datos personales en dos posiciones distintas, y conviene diferenciarlas porque determinan a quién dirigir tus solicitudes:

Como responsable del tratamiento, respecto de los datos de los anfitriones (nuestros clientes), de las personas usuarias de su cuenta y de quienes visitan nuestro sitio web. Decidimos los fines y medios de ese tratamiento.
Como encargado del tratamiento, respecto de los datos de los huéspedes que tratamos por cuenta del anfitrión. En estos casos el anfitrión es el responsable: es quien decide usar la plataforma para comunicarse con sus huéspedes y quien debe informarles y atender sus derechos. Karibai trata esos datos siguiendo sus instrucciones y los términos del Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA).

3. Datos que tratamos

3.1. Datos de anfitriones y usuarios de la cuenta

Nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, credenciales de acceso (la contraseña se almacena cifrada), datos de facturación, datos de las propiedades que gestionas (dirección, normas, información de contacto, datos de la red WiFi, etc.) y datos de uso de la plataforma.

3.2. Datos de visitantes del sitio web

Datos técnicos de la conexión (dirección IP, tipo de dispositivo y navegador) y datos recogidos mediante cookies (ver apartado 13).

3.3. Datos de huéspedes (tratados por cuenta del anfitrión)

El identificador del canal de mensajería (como el número de teléfono), el nombre que muestra el perfil del huésped, el contenido de los mensajes que intercambia con el asistente virtual y la información de la propiedad necesaria para responder a sus consultas.

Cuando el anfitrión conecta su sistema de gestión (PMS), tratamos también los datos de la reserva —como el nombre del huésped, sus datos de contacto, las fechas de la estancia y el número de huéspedes— para que el asistente pueda responder a las consultas relacionadas. Parte de estos datos se obtiene directamente del PMS del anfitrión, y no del propio huésped.

No solicitamos categorías especiales de datos (salud, ideología, etc.). Te pedimos que no incluyas ese tipo de información en los mensajes; si lo haces, se tratará sobre la base del apartado 5.

3.4. Datos del check-in online

Cuando el anfitrión activa el check-in online, tratamos los datos que el huésped facilita en el formulario para poder alojarse: datos identificativos y del documento de identidad (nombre, apellidos, sexo, nacionalidad, fecha de nacimiento, tipo y número de documento, domicilio y demás campos exigidos por la normativa de registro de viajeros), datos de pago (gestionados por el proveedor de pagos; ver apartado 7) y los datos del contrato y de la firma cuando proceda. Estos datos se tratan para cumplir el registro de viajeros, cobrar tasas turísticas o fianzas, formalizar el contrato de la estancia y remitir el parte de viajeros a las autoridades competentes.

4. Finalidades del tratamiento

Prestar y mantener el servicio de gestión de propiedades.
Sincronizar la información de propiedades y reservas desde el sistema de gestión (PMS) que conecte el anfitrión.
Operar el asistente virtual y responder automáticamente a las consultas de los huéspedes (ver apartado 6).
Gestionar el check-in online: el registro de viajeros, el cobro de tasas turísticas o fianzas, la formalización del contrato de la estancia y la remisión del parte de viajeros a las autoridades competentes.
Gestionar el alta, la cuenta, la facturación y el soporte de los anfitriones.
Garantizar la seguridad de la plataforma y prevenir abusos y fraudes.
Cumplir las obligaciones legales que nos resulten aplicables.
Enviar comunicaciones comerciales, únicamente cuando exista base para ello (ver apartado 5).

5. Bases jurídicas

Ejecución de un contrato: para prestar el servicio a los anfitriones y, en el tratamiento de datos de huéspedes, para ejecutar la relación entre el huésped y el anfitrión, gestionar el check-in, los pagos y el contrato de la estancia, y atender sus solicitudes.
Interés legítimo: para la seguridad de la plataforma, la prevención del fraude y la mejora del servicio, tras la oportuna ponderación.
Cumplimiento de una obligación legal: cuando la normativa lo exija, en particular el registro de viajeros y la remisión del parte de viajeros a las autoridades competentes, así como la conservación de datos.
Consentimiento: para las comunicaciones comerciales y para las cookies no esenciales. Puedes retirarlo en cualquier momento.

6. El asistente virtual de inteligencia artificial

Nuestro asistente ("Kari") es un sistema de inteligencia artificial, no una persona, y así se le comunica al huésped de forma clara al inicio de la conversación, en su idioma, conforme al artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de IA).

Para generar las respuestas, el contenido del mensaje del huésped y la información necesaria de la propiedad y de su reserva se envían a un proveedor de modelos de lenguaje (ver apartado 7).
Seleccionamos proveedores que no utilizan los datos para entrenar sus modelos: los datos se procesan únicamente para elaborar la respuesta de esa conversación.
El asistente no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o significativos sobre el huésped en el sentido del artículo 22 del RGPD. Si en el futuro se incorporasen funciones de este tipo, se informará previamente y se aplicarán las garantías exigidas por la normativa.
En cualquier momento una persona del equipo del anfitrión puede intervenir y continuar la conversación de forma manual.

7. Destinatarios y encargados de tratamiento

No vendemos datos personales ni los cedemos a terceros con fines publicitarios. Para prestar el servicio recurrimos a proveedores que actúan como encargados de tratamiento por nuestra cuenta —entre otras categorías, proveedores de mensajería, de modelos de lenguaje (IA), de pagos, de firma electrónica, de alojamiento e infraestructura y de analítica—, con los que suscribimos los correspondientes contratos de encargo. La lista actualizada y detallada de estos subencargados está disponible en la página de Subencargados.

Algunos proveedores de mensajería tratan además los mensajes en su propia plataforma conforme a sus condiciones y políticas de privacidad; del mismo modo, el proveedor de pagos actúa como responsable independiente del tratamiento de los datos de pago conforme a su propia política de privacidad. Asimismo, comunicaremos a las administraciones y autoridades públicas el parte de viajeros y cualquier otro dato cuando exista una obligación legal de hacerlo.

8. Transferencias internacionales

Siempre que es posible tratamos los datos dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). Cuando algún proveedor trate datos fuera del EEE, garantizamos que la transferencia se ampara en una decisión de adecuación de la Comisión Europea (incluido, en su caso, el EU–US Data Privacy Framework) o en cláusulas contractuales tipo acompañadas de medidas adicionales de protección. Puedes solicitarnos información sobre las garantías aplicables en la dirección del apartado 1.

9. Plazos de conservación

Datos de la cuenta del anfitrión: mientras se mantenga la relación contractual y, después, durante los plazos legales aplicables.
Conversaciones y mensajes de huéspedes: durante la estancia y hasta [X MESES] después, salvo que una obligación legal exija conservarlos más tiempo, tras lo cual se suprimen o anonimizan.
Datos de facturación, pagos y contratos: durante los plazos exigidos por la normativa mercantil y fiscal (con carácter general, hasta 6 años conforme al Código de Comercio).
Datos del registro y parte de viajeros: durante el plazo exigido por la normativa aplicable (con carácter general, 3 años).

10. Derechos de las personas interesadas

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en él.

Si eres huésped, dirígete en primer lugar al anfitrión (responsable de tus datos); Karibai colaborará en lo que sea necesario.
En los demás casos, escríbenos a [EMAIL DE PROTECCIÓN DE DATOS].

Si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos, entre ellas el cifrado de las comunicaciones en tránsito, el control de accesos basado en roles y el registro de actividad. Ante una violación de seguridad que entrañe un riesgo para tus derechos, actuaremos conforme a los plazos y obligaciones del RGPD.

12. Menores

La Plataforma y su contratación están dirigidas a profesionales (anfitriones), no a menores; no tratamos datos de menores como usuarios del servicio. No obstante, cuando el anfitrión utiliza el check-in online, el registro de viajeros puede incluir datos de huéspedes menores de edad: se tratan por cuenta del anfitrión, sobre la base de su obligación legal (apartado 5) y facilitados a través de su padre, madre o tutor.

13. Cookies

Nuestro sitio web utiliza cookies técnicas necesarias para su funcionamiento y, previo consentimiento, cookies de analítica. Puedes consultar el detalle en la Política de cookies y gestionar tus preferencias desde el aviso de cookies o desde la configuración de tu navegador.

14. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, cuando los cambios sean sustanciales, lo comunicaremos por los medios adecuados.

15. Contacto

Para cualquier cuestión relativa a esta política o al tratamiento de tus datos, escríbenos a [EMAIL DE PROTECCIÓN DE DATOS] o a la dirección postal indicada en el apartado 1.